グループのウォールを何に使うのか?

Facebookグループのウォールを、プロジェクトメンバー同士の情報共有やディスカッションに活用したいという場合は多いと思います。SCUも活動開始当初から、様々なプロジェクトでFacebookグループを用いています。

プロジェクト運営におけるFacebookグループの使い方、ウォールへの投稿は、大きく3つに分類できます。

1. 議事録
2. 進捗報告
3. ディスカッション

今回は、この3つそれぞれについて、Facebookグループとの相性や、活用のコツを紹介していきます。

1.議事録としてのウォール




MTGのメモや決定事項等の議事録を関係者が入っているグループのウォールに投稿します。プロジェクト発足初期は快適です。しかし、ウォールのスレッドの機能上、議事録の投稿にコメントが付くと、過去の議事録でもウォールのトップに表示されてしまい、時系列にそった情報の把握が難しくなります。

結果、どの情報や決定が最新なのか一見しただけでは分からなくなり混乱します。また、議事録はすでに議論した結果なので、誰かの投稿に対して意見や自分が持っている関連情報を共有してブラッシュアップしていくという、ウォールのスレッド機能を活かしきれません。

いろいろ試行錯誤しましたが、議事録はファイル名に日付を含める形で(例20120216)、GoogleドキュメントやDropBoxにアップロードし、ファイル名や更新日でソートして管理・閲覧した方が無難です。どうしてもFacebookグループを活用したいという場合は、議事録のみ投稿していくスレッドを用意し、コメントで最新の議事録を追加していくか、ドキュメントを名前に日付を含める形で作成していくことになります。

2.進捗報告場所としてのウォール




各自が進捗をウォールに投稿します。営業の結果報告や作業の予定等がこれにあたります。そのとき進行中のタイムリーな話題が上がってくるので、プロジェクトの進行を全員で共有することができます。議事録のようにしっかりとした文章ではなく、メモやつぶやき程度に投稿するのが丁度いいようです。

ただ、議事録の場合にも言えますが、終わったことを共有されてもどうしようもないのです。確かに反省やアドバイスをコメントしてという使い方はできます。また、情報が全員で共有できる反面、自分に関係のない情報も入ってくることも多くなります。そうこうしているうちに、やっぱりメールでいいのでは?という結論に至ることが多いです。

3.ディスカッションの場としてのウォール




ウォールへの投稿について上記の使い方に対してSCUが意識していることは、思考の遷移を残すと言うこと。考えた結果や動いた結果ではなく、思ったこと、どうしてその結論に至ったのかという思考の遷移をウォールでスレッドにコメントしていく。そうすると、周りが時間差でディスカッションに参加することができます。なぜ、そういう結論に至ったのかというのが可視化できるので、適切なアドバイスもしやすいです。また、1つの話題や事項を1つのスレッドにまとめていくことで、ウォールも見やすくなります。